Ochrana osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů

Účinné od: 01.05.2026

1. Kdo zpracovává vaše osobní údaje

Správcem osobních údajů pro účely provozu webu, komunikace se zájemci a poskytování služby TrasyOnline je:

Tyto zásady vysvětlují, jak zpracováváme osobní údaje návštěvníků webu, zájemců o službu, zákazníků, uživatelů aplikace a dalších osob, které s námi komunikují.

2. Kdy jsme správce a kdy zpracovatel

Ve vztahu k osobním údajům, které nám sami poskytnete při návštěvě webu, odeslání formuláře, poptávce, registraci, objednání služby, fakturaci nebo komunikaci s námi, vystupujeme jako správce osobních údajů.

Ve vztahu k osobním údajům, které zákazník vloží do aplikace TrasyOnline o svých zaměstnancích, řidičích, kurýrech, zákaznících, příjemcích zásilek nebo jiných osobách, vystupuje zákazník zpravidla jako správce osobních údajů a my jako zpracovatel osobních údajů. Takové zpracování se řídí zpracovatelskou smlouvou nebo zpracovatelskou doložkou.

3. Jaké osobní údaje zpracováváme

Zpracováváme zejména tyto kategorie osobních údajů:

• identifikační údaje: jméno, příjmení, firma, IČO,
• kontaktní údaje: e-mail, telefon, adresa,
• údaje z poptávkového formuláře: počet vozidel, počet řidičů nebo kurýrů, počet zastávek, způsob plánování tras, způsob vedení knihy jízd, oblast zájmu, plánovaný termín řešení, text zprávy,
• údaje o zákaznickém účtu: přihlašovací údaje, role uživatelů, nastavení účtu, historie používání,
• provozní údaje ve službě: vozidla, řidiči, trasy, zastávky, adresy, telefonní čísla, čísla zásilek, poznámky, stav doručení, údaje o jízdách, kilometry, tankování, poplatky, náklady, exporty,
• technické údaje: IP adresa, typ zařízení, prohlížeč, operační systém, cookies, logy, údaje o chybách a bezpečnostních událostech,
• fakturační a platební údaje: údaje potřebné pro vystavení faktury, vedení účetnictví a plnění daňových povinností,
• komunikační údaje: obsah e-mailů, telefonické a jiné komunikace.

4. Proč osobní údaje zpracováváme a na jakém právním základě

4.1. Vyřízení poptávky a domluva ukázky

Účel: odpověď na poptávku, domluva ukázky, posouzení vhodnosti služby pro provoz zájemce, příprava nabídky.

Právní základ: jednání o smlouvě nebo oprávněný zájem na komunikaci se zájemcem.

4.2. Poskytování služby TrasyOnline

Účel: vytvoření účtu, umožnění přístupu do aplikace, plánování tras, evidence vozidel, jízd, zastávek a doručení, exporty, technická podpora.

Právní základ: plnění smlouvy.

4.3. Fakturace a účetnictví

Účel: vystavení faktur, vedení účetnictví, plnění daňových a zákonných povinností.

Právní základ: plnění právní povinnosti.

4.4. Technický provoz, bezpečnost a prevence zneužití

Účel: zajištění funkčnosti webu a aplikace, zabezpečení účtů, řešení chyb, zálohování, auditní logy, ochrana proti neoprávněnému přístupu.

Právní základ: oprávněný zájem na bezpečném a spolehlivém provozu služby.

4.5. Zlepšování služby a vývoj funkcí

Účel: vyhodnocování používání funkcí, zlepšování použitelnosti, vývoj nových funkcí a optimalizace služby.

Právní základ: oprávněný zájem na rozvoji služby; pokud jsou k tomu použity analytické cookies, pak podle nastavení souhlasu.

4.6. Marketingová komunikace

Účel: zasílání informací o službě, novinkách nebo souvisejících nabídkách.

Právní základ: souhlas, případně oprávněný zájem u stávajících zákazníků v rozsahu povoleném právními předpisy.

4.7. Ochrana právních nároků

Účel: řešení sporů, reklamací, vymáhání pohledávek, prokazování splnění povinností.

Právní základ: oprávněný zájem na ochraně práv správce.

5. Jak dlouho osobní údaje uchováváme

• údaje z poptávky: po dobu komunikace a následně přiměřenou dobu pro navázání spolupráce, obvykle nejdéle 3 roky od poslední komunikace,
• údaje zákazníků a uživatelů: po dobu trvání smlouvy a následně po dobu potřebnou k vypořádání práv a povinností,
• fakturační a účetní údaje: po dobu stanovenou právními předpisy,
• provozní a bezpečnostní logy: po dobu nezbytnou k zajištění bezpečnosti a řešení incidentů,
• údaje zpracovávané na základě souhlasu: do odvolání souhlasu nebo do uplynutí doby, pro kterou byl souhlas udělen,
• údaje potřebné k ochraně právních nároků: po dobu běhu promlčecích lhůt a dobu případného řízení.

Konkrétní doby se mohou lišit podle typu smluvního vztahu, zákonných povinností a technického nastavení služby.

6. Komu osobní údaje předáváme

Osobní údaje můžeme předávat pouze v nezbytném rozsahu těmto kategoriím příjemců:

• poskytovatelům hostingu, serverové infrastruktury a IT správy,
• dodavatelům e-mailových, komunikačních a podpůrných nástrojů,
• poskytovatelům účetních, daňových a administrativních služeb,
• poskytovatelům mapových, geolokačních nebo GPS služeb, pokud jsou pro funkce služby využívány,
• poskytovatelům analytických a marketingových nástrojů, pokud jsou nasazeny a povoleny,
• právním, účetním nebo technickým poradcům,
• orgánům veřejné moci, pokud to vyžadují právní předpisy.

Se zpracovateli uzavíráme smlouvy o zpracování osobních údajů tam, kde to vyžaduje GDPR.

7. Předávání osobních údajů mimo EU/EHP

Osobní údaje se snažíme zpracovávat primárně v Evropské unii nebo Evropském hospodářském prostoru.

Pokud by docházelo k předání osobních údajů mimo EU/EHP, proběhne pouze při splnění podmínek GDPR, zejména na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek nebo jiných vhodných záruk.

8. Cookies

Web může používat cookies a obdobné technologie.

8.1. Nezbytné cookies

Tyto cookies jsou nutné pro fungování webu, formulářů, přihlášení, zabezpečení a základních funkcí služby. Nelze je vypnout bez omezení funkčnosti webu nebo aplikace.

8.2. Analytické cookies

Pomáhají nám měřit návštěvnost a zlepšovat web a službu. Používáme je pouze v rozsahu podle nastavení cookies lišty a právních předpisů.

8.3. Marketingové cookies

Mohou sloužit k vyhodnocování kampaní nebo zobrazování relevantnější reklamy. Používáme je pouze na základě souhlasu, pokud jsou na webu nasazeny.

Uživatel může souhlas s cookies kdykoli změnit nebo odvolat prostřednictvím cookies lišty nebo nastavení prohlížeče.

9. Jaká máte práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte zejména právo:

• na přístup k osobním údajům,
• na opravu nepřesných nebo neaktuálních údajů,
• na výmaz osobních údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky,
• na omezení zpracování,
• na přenositelnost údajů,
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• odvolat souhlas, pokud je zpracování založeno na souhlasu,
• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Práva můžete uplatnit na e-mailu info@trasyonline.cz.

10. Úřad pro ochranu osobních údajů

Pokud se domníváte, že s vašimi osobními údaji nakládáme v rozporu s právními předpisy, můžete se obrátit na:

11. Zabezpečení osobních údajů

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů, zejména proti neoprávněnému přístupu, ztrátě, zneužití, změně nebo zničení.

Mezi tato opatření mohou patřit zejména řízení přístupů, hesla, šifrovaná komunikace, zálohování, aktualizace systémů, logování bezpečnostních událostí a omezení přístupu pouze na oprávněné osoby.

12. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat, zejména při změně služby, právních předpisů, používaných technologií nebo způsobů zpracování osobních údajů.

Aktuální znění bude vždy dostupné na webu www.trasyonline.cz.

Tyto zásady jsou účinné od: 01.05.2026.

Zpracovatelská doložka pro zákazníky TrasyOnline

Tato část je určena pro situace, kdy zákazník vkládá do služby TrasyOnline osobní údaje třetích osob, například svých zaměstnanců, řidičů, kurýrů, zákazníků, příjemců zásilek nebo kontaktních osob.

1. Smluvní strany

Správce osobních údajů: zákazník, který používá službu TrasyOnline a určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů vložených do služby.

Zpracovatel osobních údajů:

2. Předmět zpracování

Zpracovatel zpracovává osobní údaje pro správce za účelem poskytování služby TrasyOnline, zejména plánování tras, evidence zastávek, práce kurýrů, evidence doručení, evidence vozidel, evidence jízd, exportů a technické podpory.

3. Kategorie zpracovávaných údajů

• jména a příjmení řidičů, kurýrů, dispečerů nebo jiných uživatelů,
• e-maily, telefonní čísla a přístupové údaje uživatelů,
• údaje o vozidlech a jízdách,
• adresy zastávek a příjemců,
• telefonní čísla příjemců nebo kontaktních osob,
• čísla zásilek, poznámky k doručení a stavy doručení,
• údaje o trasách, GPS souřadnicích, případně poloze vozidel, pokud je tato funkce zapojena,
• údaje o kilometrech, tankování, poplatcích a nákladech,
• technické a provozní logy.

4. Kategorie subjektů údajů

• zaměstnanci a spolupracovníci zákazníka,
• řidiči a kurýři,
• dispečeři a administrátoři,
• zákazníci zákazníka,
• příjemci zásilek,
• kontaktní osoby obchodních partnerů,
• další osoby, jejichž údaje zákazník do služby vloží.

5. Povaha a účel zpracování

Zpracování probíhá automatizovaně v online aplikaci a zahrnuje zejména ukládání, zobrazení, třídění, vyhledávání, úpravu, export, zálohování a mazání osobních údajů.

Účelem zpracování je umožnit zákazníkovi používat službu TrasyOnline pro jeho provozní, logistické, evidenční a administrativní potřeby.

6. Doba zpracování

Zpracování probíhá po dobu trvání smlouvy mezi zákazníkem a zpracovatelem. Po ukončení smlouvy budou osobní údaje smazány, anonymizovány nebo vráceny zákazníkovi, pokud to technické možnosti služby a právní povinnosti umožňují.

Některé údaje mohou být po ukončení smlouvy uchovány po nezbytnou dobu, pokud je to nutné pro splnění právních povinností, ochranu právních nároků, bezpečnost, účetnictví nebo řešení incidentů.

7. Pokyny správce

Zpracovatel zpracovává osobní údaje pouze na základě pokynů správce, zejména podle smlouvy, obchodních podmínek, nastavení služby a pokynů udělených prostřednictvím aplikace.

Pokud by podle názoru zpracovatele určitý pokyn porušoval právní předpisy o ochraně osobních údajů, upozorní na to správce, pokud mu v tom nebrání právní předpisy.

8. Povinnosti zpracovatele

• zpracovávat osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném pro poskytování služby,
• zajistit, aby osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje byly vázány mlčenlivostí,
• přijmout přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů,
• pomáhat správci v přiměřeném rozsahu s vyřizováním žádostí subjektů údajů,
• pomáhat správci v přiměřeném rozsahu s plněním povinností podle GDPR,
• oznámit správci porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozví,
• po ukončení poskytování služby osobní údaje podle dohody vymazat, anonymizovat nebo vrátit,
• poskytnout správci přiměřené informace potřebné k doložení plnění povinností zpracovatele.

9. Povinnosti správce

• zpracovávat osobní údaje ve službě pouze v souladu s právními předpisy,
• mít pro zpracování osobních údajů odpovídající právní základ,
• informovat subjekty údajů o zpracování jejich osobních údajů,
• nevkládat do služby osobní údaje, které nejsou potřebné pro sjednaný účel,
• udržovat vložené údaje přesné a aktuální,
• nastavit přístupová oprávnění uživatelů tak, aby k údajům měly přístup pouze oprávněné osoby,
• informovat zpracovatele o požadavcích, které mohou mít dopad na zpracování osobních údajů.

10. Další zpracovatelé

Správce souhlasí s tím, že zpracovatel může zapojit další zpracovatele, pokud je to nezbytné pro poskytování služby, zejména poskytovatele hostingu, IT infrastruktury, e-mailových služeb, mapových nebo geolokačních služeb, technické podpory a účetních služeb.

Zpracovatel zajistí, aby další zpracovatelé byli vázáni povinnostmi ochrany osobních údajů v rozsahu odpovídajícím této doložce.

Zpracovatel na žádost správce poskytne aktuální seznam hlavních kategorií dalších zpracovatelů nebo konkrétních dodavatelů, pokud to bude nezbytné pro splnění povinností správce.

11. Bezpečnost zpracování

Zpracovatel přijímá přiměřená bezpečnostní opatření s ohledem na povahu zpracování, rozsah údajů a rizika pro práva a svobody osob.

• řízení přístupových oprávnění,
• ochrana přístupových údajů,
• šifrovaná komunikace,
• zálohování,
• aktualizace systémů,
• omezení přístupu pouze na oprávněné osoby,
• logování vybraných bezpečnostních a provozních událostí,
• obnova dostupnosti údajů v případě technického incidentu v přiměřeném čase.

12. Audity a kontrola

Správce je oprávněn požádat zpracovatele o přiměřené informace k doložení plnění povinností podle této doložky.

Případný audit musí být předem dohodnut tak, aby nepřiměřeně neomezil provoz služby, neohrozil bezpečnost, obchodní tajemství ani práva jiných zákazníků.

13. Předávání mimo EU/EHP

Zpracovatel se zavazuje, že případné předávání osobních údajů mimo EU/EHP bude probíhat pouze při splnění podmínek GDPR a na základě vhodných záruk.

14. Ukončení zpracování

Po ukončení smlouvy zpracovatel podle dohody se správcem osobní údaje vymaže, anonymizuje nebo umožní jejich export, pokud tomu nebrání právní povinnost nebo oprávněný důvod k dalšímu uchování.

15. Účinnost doložky

Tato zpracovatelská doložka je účinná od: 01.05.2026.